Cryptshare® – die Möglichkeit zur sicheren elektronischen Kommunikation für Mitglieder der BZK Koblenz

Wenn Sie eine E-Mail senden, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass der Inhalt nicht geschützt ist. E-Mails können von Dritten mitgelesen oder sogar verfälscht werden. Für die Übertragung von vertraulichen Informationen mit Patientenbezug ist die Verwendung unverschlüsselter E-Mails schon aus Datenschutzgründen nicht zulässig.

Mit der für die Mitglieder der Bezirkszahnärztekammer kostenlosen Cryptshare®-Anwendung können E-Mails ab sofort unkompliziert und sicher verschlüsselt versendet werden, inklusive großer und auch mehrerer Dateianhänge (digitale Röntgenaufnahmen, Bilder u.v.m.).

So einfach geht's

Der E-Mail-Text inklusive seiner Dateianhänge wird vom Absender sicher an unseren Cryptshare®-Server übertragen und dort verschlüsselt abgelegt. Der vom Absender gewählte Empfänger erhält automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail mit einem Link zum Abruf der bereitgestellten Informationen. Mit diesem Verfahren wird sichergestellt, dass die Kommunikation vom Absender zum Empfänger durchgängig verschlüsselt erfolgt.

Für die Nutzung von Cryptshare® verwenden Sie bitte die E-Mail-Adresse, die Sie bei uns hierfür hinterlegt haben. Sollten Sie eine andere oder eine zusätzliche E-Mail-Adresse in Verbindung mit Cryptshare® nutzen wollen, oder als Geschäftspartner unserer Mitglieder (.z.B. Dentallabor), oder als Mitglied einer anderen Bezirkszahnärztekammer aus Rheinland-Pfalz an diesem Verfahren teilnehmen wollen, wenden Sie sich bitte an:

info(at)bzkko.de

Die Nutzung dieses Dienstes ist weitgehend selbsterklärend. Bitte lesen Sie die Anleitungen in der Folge gründlich durch. Auf www.cryptshare.de finden Sie umfangreiches Videomaterial und ein Wiki, dass alle eventuell auftretende Fragen abdeckt. Die Bezirkszahnärztekammer Koblenz kann Ihnen keinen technischen Support zur Verfügung stellen. Bei für Sie unlösbaren Problemen wenden Sie sich bitte per Email an unsere Geschäftsstelle, wir werden dann versuchen im Hintergrund eine Lösung für Sie zu finden. Die Bezirkszahnärztekammer Koblenz hat als Anbieter dieses Kommunikationsdienstes zu keinem Zeitpunkt Zugang zu den Daten des Cryptshare® Servers.

Leitfaden zur Nutzung von Cryptshare® auf dem Webserver

Die Web-Anwendung Cryptshare® erreichen Sie über den Link weiter oben auf dieser Seite oder auch direkt über Ihren Webbrowser (s.u.). Grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit mit oder ohne Passwort zu arbeiten. Falls Sie ohne Passwort arbeiten ist der Datentransport dennoch verschlüsselt, den Dateiabruf vom Server kann allerdings jeder starten, der Zugriff auf das Empfänger-Emailpostfach hat. Maximale Sicherheit erreichen Sie bei Verwendung eines Passwortes.

Ein für den Zugriff erforderliches Passwort muss mindestens 8 Zeichen umfassen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Tipps des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für eine sichere Passwortvergabe. Informationen finden Sie hier.

Wichtig: Bei der Ersteinrichtung erfolgt die Überprüfung des Benutzers über dessen E-Mail-Adresse. Diese Verifizierung ist maximal 30 Tage gültig. Nach Ablauf dieser Zeit verlangt das System bei der nächsten Anmeldung eine erneute Verifizierung. Eine neue Verifizierung ist auch bei einer Änderung der E-Mail-Adresse erforderlich.

Hinweise für den Versender:

1. Bereitstellung von Dateien

Rufen Sie mit einem Webbrowser das Transfer-Portal https://cryptshare.bzkko.de auf. Klicken Sie auf „Bereitstellen“. Anschließend tragen Sie Ihre Kontaktdaten ein und klicken auf „Weiter“.

Hinweis: Bei der ersten Nutzung von Cryptshare® wird eine Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse verlangt. Sie erhalten diesen Verifizierungscode durch Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse. Der Code wird Ihnen an Ihre E-Mail-Adresse zugesandt und ist 30 Tage gültig. Geben Sie ihn unter „Verifizierung“ ein und klicken auf „Verifizieren“.

2. Empfänger E-Mail-Adresse

Hier können Sie wie bei einer E-Mail die E-Mail-Adresse des Empfängers angeben. Es können auch mehrere Empfänger angegeben werden. Unterschiedliche E-Mail-Adressen trennen Sie durch ein Komma oder ein Leerzeichen. Klicken Sie auf „Weiter“.

3. Dateien hinzufügen

Mit einem Klick auf „Durchsuchen“ öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihren PC nach Dateien durchsuchen und diese hinzufügen oder mittels Drag & Drop einfügen können. Wenn Sie die Dateien hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Weiter“.

4. Transferoptionen

Legen Sie unter Ablaufdatum fest, wie lange die Datei  zum Abruf bereit stehen sollen (max. 10 Tage). Unter „Benachrichtigungsoptionen“ können Sie sich über Zustellung und Abruf des Dateitransfers benachrichtigen lassen und entscheiden, ob die Dateinamen in der Benachrichtigungs-E-Mail an den Empfänger angezeigt werden (möglichst immer deaktivieren!). Abschließend wählen Sie, ob ein Passwort generiert werden soll oder vergeben selbst eins. Wichtig: Merken Sie sich dieses Passwort, es wird nicht gespeichert.

Hinweis: Teilen Sie dem Empfänger das vergebene Passwort mit, da dieser sonst keinen Zugriff auf Ihre verschlüsselte E-Mail hat. Nutzen Sie für diese Mitteilung idealerweise keine E-Mail, sondern Telefon, Fax oder schreiben Sie eine SMS.

5. Empfängerbenachrichtigung

Bevor Sie den Transfer starten, bekommen Sie die standardmäßige Nachricht angezeigt, durch die der Empfänger über Ihren Dateitransfer benachrichtigt wird. Sie haben hier die Möglichkeit, den Text und die Betreffzeile nach Ihren Wünschen anzupassen. Wenn Sie keine Änderungen haben, klicken Sie auf „Transfer starten“.

6. Die Dateien werden hochgeladen

Wenn Sie den Dateitransfer gestartet haben, werden Ihre Dateien sicher an den Cryptshare®-Server übertragen und dort verschlüsselt abgelegt. Nachdem alle Dateien hochgeladen wurden, bekommen Sie alle Details zum Dateitransfer noch einmal in einer Übersicht dargestellt.

Hinweis: Dieses Fenster (Übersicht) wird auch schon angezeigt, während der Dateitransfer noch auf dem Cryptshare®-Server verschlüsselt wird. Dies kann bei größeren Dateien einen Moment dauern. Während dessen kann in dem Fenster keine weitere Aktion durchgeführt werden. Sie können es aber schließen.

Ist die Verschlüsselung abgeschlossen, können Sie einen weiteren Dateitransfer tätigen. Klicken Sie hierzu auf „Neuen Transfer starten“. Wenn Sie fertig sind, können Sie dieses Fenster schließen. Abschließend bekommen Sie noch eine E-Mail mit der Benachrichtigung, dass die von Ihnen eingetragenen Empfänger über die bereitstehenden Dateien informiert wurden.

Hinweise für den Empfänger

1. Empfängerbenachrichtigung

Als Empfänger eines Cryptshare®-Dateitransfers erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail. Diese enthält die Details des Absenders und einen Link zum Abruf der Dateien. Um die Dateien abzurufen, klicken Sie in der E-Mail auf den Link „Dateien abrufen“.

2. Transfer abrufen

Es erscheint eine Web-Oberfläche, in der die Transferkennung bereits automatisch eingetragen ist. Wenn der Absender ein Passwort eingestellt und dieses Ihnen mitgeteilt hat, geben Sie es unter „Passwort“ ein. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hat der Versender kein Passwort vergeben (nicht empfehlenswert!), fahren Sie mit dem Abruf „Transferdateien herunterladen“ fort. Sie können nun mit einem Klick alle Dateien zusammen als ZIP-Archiv speichern oder durch Klick auf den Dateinamen die Dateien einzeln öffnen. Bei Klick auf das Aufklappelement können Sie sich weitere Detailinfos zum Dateitransfer anzeigen lassen. Hat der Absender die Option „Transferabruf“ aktiviert, wird er automatisch über den Abruf der Dateien per E-Mail benachrichtigt.

Hinweis: Je nach Sicherheitsvorgaben Ihrer Praxis können Sie die Dateien unmittelbar auf Ihrem PC speichern oder aus der zugrundeliegenden Anwendung, wie z. B. MS Word, Excel, PowerPoint oder PDF-Dateien direkt öffnen und ansehen.

Tipp!

Mit Cryptshare® können Sie nicht nur sicher verschlüsselte Dateien versenden, sondern optional auch eine Nachricht verfassen, die ebenfalls verschlüsselt übertragen wird. Klicken Sie hierfür auf „Bearbeiten“ rechts unterhalb von „Vertrauliche Nachricht“, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken auf „Speichern“. Hinweis: In der Betreffzeile werden keine Sonderzeichen oder Umlaute akzeptiert.

Cryptshare QUICK

Wie funktioniert Cryptshare QUICK?

Die Cryptshare QUICK Technologie benutzt anfänglich ein Einmal-Passwort. Für die gesamte weitere Kommunikation zwischen Absender und Empfänger werden neue Passwörter generiert, ohne dass die Nutzer aktiv werden müssen.

Es beseitigt auch die Notwendigkeit, bei jedem Transfer neue Passwörter zwischen Absender und Empfänger auszutauschen oder sich auf statische Schlüsselpaare zu verlassen, welche dauerhaft angreifbar sind. Mit QUICK werden diese Verschlüsselungspasswörter automatisch auf der Absenderseite generiert und können automatisch von der Empfängerseite bestimmt werden.

Ist QUICK einmal aktiviert, müssen sich Nutzer daher nicht mehr länger um Passwörter kümmern. Sobald diese permanente und sichere Verbindung hergestellt wurde, können Informationen jeglicher Art und Größe sicher per E-Mail ausgetauscht werden.

Weitere Informationen erhalten Sie im Video.

Cryptshare für Outlook

E-Mail Verschlüsselung mit Cryptshare für Outlook

Cryptshare für Outlook ist ein Plug-in für Microsoft Outlook, das sich automatisch mit dem Cryptshare Server verbindet. Das Plug-in gestattet es Ihnen, sowohl den E-Mail Text als auch die Dateianhänge verschlüsselt zu übertragen. Der Versand von vertraulichen Nachrichten oder großen Dateien aus Outlook heraus ist nur noch einen Mausklick entfernt. Es macht Größenbeschränkungen in E-Mails unnötig, da Dateianhänge über den Cryptshare Server abgewickelt werden. Gesendete Nachrichten können dabei wie gewohnt in Outlook gespeichert werden. Dateien werden ab einer definierbaren Größe nicht mitgespeichert, sondern durch Dateinamen ersetzt.

Ihre Vorteile:

  • Sie können verschlüsselte E-Mails an beliebige Empfänger versenden, ohne dass diese im Vorfeld Zertifikate austauschen, Software installieren oder Benutzerkonten einrichten müssen.
  • Sie können Dateianhänge beliebiger Größe sicher aus Ihrem Microsoft Outlook Client heraus senden.
  • Die Größenbeschränkung in Ihrer E-Mail Infrastruktur oder auf Empfängerseite ist kein Hindernis mehr für die erfolgreiche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Partnern oder Kollegen.
  • Der administrative Aufwand ist minimal – es müssen keine Benutzerkonten eingerichtet oder Zertifikate ausgetauscht werden. Übertragene Dateien werden zeitgesteuert automatisch vom Cryptshare Server gelöscht.

Cryptshare für Outlook kommuniziert direkt per HTTPS vom Arbeitsplatz des Nutzers mit dem Cryptshare Server, übergibt die Dateianhänge und erhält die vom System generierten Download-Links zurück. Diese werden vor dem Versand in die E-Mail eingefügt, die dann auf regulärem Wege zugestellt wird. Mehr Infos: https://www.cryptshare.com/de/outlook-add-in/

Plug-in Download Outlook